GesPub Systèmes ®

Solution de gestion pour PME & Grands Comptes

Principales Bases de Gestion

Les adresses des sociétés/clients

GesPub permet de créer des bases d’adresses composées d’une partie postale normalisée, et d’une partie réservée à des qualifications définies par l’utilisateur.
Les deux premiers caractères de chaque code client sont alphabétiques et correspondent à une « série » créée par l’utilisateur en vue de reconnaître instantanément un type de client par son code (exemple : AN pour annonceur, AG pour agence…). La suite du code client est un numéro de rang sur 6 positions qui s’incrémente automatiquement à la saisie.

La partie postale comprend :

  • un « code adresse » généré automatiquement à la saisie ou lors de l’importation,

Six volets de 32 ou 38 caractères composés des champs suivants :

    • Volet 1 : la civilité + le nom ou la société,
    • Volet 2 : la suite du nom ou le nom du contact,
    • Volet 3 : le complément de voie,
    • Volet 4 : la voie,
    • Volet 5 : le lieu-dit ou le hameau,
    • Volet 6 : le code postal ou le code pays + la commune/bureau distributeur ou le pays,

L’adresse est complétée par une zone réservée à un mot directeur de 15 caractères (matchcode de recherche), le téléphone et la télécopie.

Les onglets disponibles sont :

Information : Cet onglet permet l’affichage des champs suivants : fonction, rattachement à un tiers, origine, type de client, CSP. La saisie dans ces champs est contrôlée par rapport à des tables définies par l’utilisateur.

Champs supplémentaires : Cette partie réservée aux qualifications contient les champs créés à la convenance de l’utilisateur, qui dispose pour cela d’un ensemble d’options :

  • type (alpha, numérique, date),
  • longueur du champ,
  • saisie obligatoire,
  • valeurs saisies contrôlées,
  • valeur par défaut,
  • cadrage,
  • message d’assistance en ligne à la saisie.

Le gestionnaire d’écran permet de positionner librement et de façon conviviale et intuitive les qualifications sur la partie inférieure de la fiche adresse.
Pour une présentation plus ergonomique, les fonctions de mise en page autorisent la création de cadres, la sélection de couleurs et de polices distinctes pour les textes, le fond des zones de saisie et le libellé des champs.

Financier : Cet indicateur de la situation financière du client regroupe les informations de débit, crédit, montant de l’encours autorisé et réel, le chiffre d’affaires…

Remarques : Bloc-notes de plusieurs pages qui permet d’enregistrer des commentaires libres sur la relation avec le client.

Contact : Cet onglet permet de gérer simultanément plusieurs interlocuteurs différents pour un même client.

Adresse : Les interlocuteurs différents à des adresses différentes de l’adresse principales sont indiqués dans cette partie.

Les budgets

Cette base permet de réunir les informations liées à un client qui alloue son budget.
Les périodes de validité de ce budget sont libres et permettent d’associer à un même annonceur plusieurs budgets à des périodes différentes.
Cette gestion se fait soit sur la base d’engagement de parution, soit sur la base de montant engagé. A chaque ordre sur lequel sera incrémenté le numéro de budget concerné, les zones de parution/montant facturés, fermes, réservés et imputés seront mises à jour dans cette base.

Les conditions de ventes

Cette base permet d’associer à un annonceur précis les conditions de vente qui lui sont accordées.
Les renseignements indiqués dans cette base sont repris automatiquement dans les champs de l’ordre, à sa création.
Lors des mises à jour des chiffres d’affaires, l’onglet financier reprend le chiffre d’affaires cumulé pour la période donnée.

Les produits

Lors de la création d’un ordre, il est possible d’associer les produits sur lesquels l’annonceur communique.
Des états statistiques ainsi que des chiffres d’affaires peuvent alors être exploités par la suite.

Les ordres

En réservation de principe, en prise ferme ou en pro forma, la création de l’ordre est générée par parution sur un titre donné et pour un espace précis. Une validation multi-parution est possible.

Il est possible d’indiquer le budget de l’annonceur qui se rattache à l’insertion achetée, d’appeler une grille de tarif (tarifs promotionnels).

Le calcul des remises en dégressif ou en cascade est effectué à partir de la formule de calcul qui aura été précédemment paramétrée.

A chaque espace commandé, le volume par parution alloué à cet espace est automatiquement décompté, ce qui permet entre autre d’obtenir un message d’alerte lorsque le volume est dépassé.

Le montant d’encours autorisé pour le client est également vérifié ainsi que les codes litiges.

Des emplacements spéciaux (de type encart ou recto…) peuvent être indiqués et engendrer ou non une surfacturation (majoration technique ou autre).

Les confirmations d’ordres peuvent être éditées en lots ou par ordre généré.

Le passage d’option en réservation ferme peut se faire par lot ou individuellement. Il en est de même pour la facturation et les proforma.

Les petites annonces

La saisie de la petite annonce passe d’abord par la création et le paramétrage des types d’annonces (facturation par ligne (mm/colonnes), par signe, majoration éventuelle pour les changements de police…).

Le texte de l’annonce saisi, la facturation est effectuée à partir de la base des ordres.

La possibilité d’associer une rubrique est possible mais non obligatoire.

Fonctions de recherche

GesPub propose par défaut l’accès aux différentes fiches par des clés d’accès et de tri prédéfinis par base.

En dehors du choix de ces clés d’accès, la fonction RECHERCHE permet de se positionner sur toute zone de la fiche adresse pour utiliser des opérateurs logiques de type EGAL, DIFFERENT, SUPERIEUR, INFERIEUR, CONTIENT…

Gestion financière et comptable

Facturation
La facturation est réalisée individuellement ou en masse par date de facturation. Les échéances de facturation sont paramétrées et indiquées dans l’ordre.
Les factures sont numérotées suivant une séquence numérique définie au départ par l’utilisateur.
Ce traitement est décomposé en plusieurs étapes :

  • La préparation qui consiste à sélectionner les clients à facturer.
  • L’édition qui permet de fusionner les clients concernés avec les modèles de document définis par l’utilisateur.
  • La validation qui met à jour le compteur le fichier des factures.

Aucune facture ne peut être annulée après validation de celle-ci, seul un avoir permet de modifier ou de supprimer une écriture de facture.

Règlements et imputations

Le règlement est enregistré en deux étapes logiques :

  • La saisie du montant qui génère un crédit au compte du client. Celle-ci s’accompagne de la saisie du mode de règlement, de la banque de remise et éventuellement de la banque tirée, du numéro du chèque et de la date d’émission de celui-ci.
    Par défaut, la devise courante est l’Euro, mais d’autres devises sont paramétrables et permettent d’établir la concordance entre la monnaie étrangère et l’Euro, le montant dû s’affiche alors automatiquement en fonction d’une table de cours intégré au logiciel.
  • L’imputation qui répartit le crédit :
    En cas d’écart de règlement par rapport au montant dû, l’utilisateur peut alors décider d’imputer en « supplément de recette » (profit) un excédent, ou conserver un solde créditeur sur le compte du client.
    A contrario, il peut imputer en « abandon de solde » (perte) un écart négatif ou choisir de conserver le solde débiteur au compte du client. Il sera alors automatiquement pris en compte dans le cycle des relances de règlements.

    Les imputations effectuées sur des ordres non facturés sont assimilées à des acomptes, permettant ainsi d’éditer un état des acomptes.

Provisions

Il est possible de provisionner des factures.
Ces provisions sont générées par lots ou individuellement.

Etats de gestion

Etats financiers et comptables
GesPub propose en standard des états prédéfinis permettant d’établir une comptabilité auxiliaire. Ces états peuvent être complétés par des états propres à l’utilisateur par le biais du générateur d’état.

Ces éditions sont décomposées en trois familles :

  • Journaux :
    • Bordereau de remise en banque
    • Journal de règlements
    • Journal de facturation
    • Journal des impayés
    • Journal des avoirs
    • Journal des encours
    • Journal des opérations diverses
    • Journal des remboursements
  • Etats de chiffres d’affaires :
    • Chiffre d’Affaires par revue
    • Chiffre d’Affaires par produit
    • Chiffre d’Affaires par promotion
    • Chiffre d’Affaires par quinzaine et par revue
    • Chiffre d’Affaires par quinzaine et par produit
    • Total du Chiffre d’Affaires
  • Etats de contrôle :
    • Commissions
    • Réservations de principe
    • Ordres fermes
    • Relevés des comptes clients
    • Règlements à recevoir par date
    • Règlement non imputés
    • Comptes créditeurs
    • Balance âgée
    • Ventilation des règlements par TVA
    • Historique des traites
    • Provisions
    • Reprises de provisions
    • Remises

Marketing et Statistiques

GesPub permet de réaliser des opérations de marketing opérationnel et des statistiques. La fonction de base de ce système est la sélection multicritères. Les données sont ensuite exploitées par des fonctions de tri, statistiques, changement de zone, dédoublonnage, mailing, exportation.

Les sélections sont effectuées à partir de requêtes, mémorisées en bibliothèque pour un usage fréquent et simplifié.

Création d’une requête
Une requête s’applique sur un fichier, sélectionné en début de procédure. Il est possible de parcourir la base en fonction d’une zone index afin de réduire le temps de traitement. La rédaction de la requête ne requiert pas l’usage d’une syntaxe particulière, et s’effectue par clic de souris sur les options proposées.

Une requête comprend une ou plusieurs lignes. Une ligne commence par le choix d’une locution logique du type SI, ET, OU, ALORS, dont la liste est proposée à l’écran ; tous les champs de la base sont ensuite affichés pour choisir le critère de sélection, avec une prise en compte du champ entier ou de quelques caractères seulement ; une liste d’opérateurs est alors proposée (EGAL, DIFFERENT, SUPERIEUR, INFERIEUR, CONTIENT…) ; enfin l’utilisateur saisit une valeur, ou un autre champ s’il souhaite faire une comparaison entre deux champs.

La conclusion de la requête est ALORS PRENDRE ou ALORS NE PAS PRENDRE.
Des parenthèses peuvent être insérées pour la constitution de requêtes plus complexes.
La requête ainsi réalisée peut être lancée immédiatement, ou mémorisée pour un usage ultérieur sous un nom choisi par l’utilisateur. Elle peut être modifiée à tout moment.

Création d’une sélection

Il s’agit de choisir une requête dans la bibliothèque afin d’obtenir une sélection. L’utilisateur peut dans cette procédure limiter le nombre de fiches à sélectionner et nommer le fichier qu’il va obtenir.

Consultation d’une sélection

Cette fonction permet de visualiser la sélection obtenue, sous forme de tableau. Les données de chaque enregistrement (adresse, ancienne adresse, actions…) sont présentées sur une ligne. L’utilisateur peut ainsi contrôler le résultat de sa sélection et dispose de plusieurs fonctions :

  • marquer un ou plusieurs enregistrements afin de les supprimer ou les copier dans un autre fichier. Ceci permet de parfaire la sélection automatique par une sélection manuelle, « à vue »,
  • rechercher une fiche particulière par utilisation des opérateurs de requêtes sur un critère au choix,
  • supprimer les fiches sélectionnées plusieurs fois,
  • transférer directement le tableau vers EXCEL.

Tri d’une sélection

Les tris sont réalisés à partir de procédures mémorisées en bibliothèque.

Une procédure de tri s’applique sur un fichier sélectionné par le biais d’une requête. Une ou plusieurs clés de tri peuvent être spécifiées. La rédaction est effectuée, comme pour les requêtes, par choix à la souris parmi les listes de champs proposées.

Les options proposées pour chaque clé sont :

  • champs de tri avec la longueur de caractères ou la position du mot pris en compte,
  • comparaison phonétique ou non (si prise en compte d’un mot),
  • ordre de tri ascendant ou descendant.

Exécution d’un tri

La procédure d’exécution spécifie le nom du fichier à trier, la procédure de tri utilisée et le nom du fichier obtenu après tri, si l’utilisateur souhaite conserver le fichier initial.
Une requête peut être associée à la procédure de tri. Après traitement, la fonction de consultation d’une sélection permet de vérifier le bon résultat de l’opération.

Statistique d’une sélection

Cette fonction permet d’utiliser une procédure de tri en vue d’obtenir des comptages et un calcul de pourcentages. Le résultat apparaît au choix sous forme de tableau prévisualisé et édité, liste à l’écran ou exportation directe vers EXCEL.
Une requête peut être associée à la procédure de comptage. L’utilisateur peut ajouter « à la volée » des champs à ceux utilisés dans la procédure de tri.

Dédoublonnage d’une sélection

Cette fonction utilise une procédure de tri, éventuellement associée à une requête, pour détecter les doublons sur les critères que vous avez choisis. Le dédoublonnage s’effectue sur un fichier que vous avez sélectionné, et permet d’obtenir un nouveau fichier dont auront été supprimées les fiches en double ou uniques, suivant l’option que vous aurez retenue.

Mailing

Une sélection peut être fusionnée avec un modèle de lettre réalisé au moyen du traitement de texte intégré à GesPub. Les documents produits peuvent être personnalisés et incorporer des objets graphiques (signature scannée, logo).

Le traitement de texte est décrit plus loin.
Une requête peut être associée à la procédure d’édition du mailing.

Changement de zone

Cette opération consiste à appliquer à une sélection une requête particulière, destinée à modifier le contenu d’un champ. Cette procédure permet de « nettoyer » ou enrichir vos bases (exemple : vous constatez une variété de civilités sur un fichier d’adresses importées).
Vous allez alors normaliser la zone par une requête stipulant : si CIVILITE égale MO ou MR, alors CIVILITE est remplacée par M.

Ces modifications étant définitives et pouvant concerner également des zones de gestion, il est recommandé d’y recourir avec précaution et procéder préalablement à une sauvegarde.

Traitement de texte intégré

GesPub incorpore un outil de traitement de texte.

L’intérêt de cet outil est son orientation « fusion de documents », avec un accès direct à la création de lettre type, et la possibilité d’appeler la liste de ces modèles dans les différentes fonctions d’éditions de mailing, courrier automatique…
Il est donc inutile de procéder à une exportation vers un traitement de texte extérieur pour produire des documents personnalisés.

Toutes les données gérées, ainsi que des variables calculées, peuvent être insérées aisément dans des fonds de page.
La gestion de la typographie correspond aux standards du marché (polices, paragraphes, cadrage, tabulations…). Le menu tableau permet de réaliser des documents formatés (factures, coupons…) à partir de pages non imprimées.
Il est possible d’insérer des objets ou images (logo, signature) pour accentuer la personnalisation ou rationaliser la gestion des éditions.

Définition de format d’étiquette

Cette fonction a pour but de définir des modèles d’étiquettes à utiliser dans les différentes fonctions d’édition de GesPub.

Les caractéristiques d’un modèle d’étiquette sont les suivantes :

  • nombre d’étiquettes de front,
  • dimensions (hauteur, largeur),
  • saut de page entre étiquettes (si impression directe sur enveloppes),
  • nombre de lignes, de caractères par ligne, espacement,
  • marges haut et bas,
  • définition du format de papier et orientation,
  • nombre d’étiquettes de test,
  • police de caractère, taille et typographie.

Gestion des utilisateurs et sécurité

GesPub gère la fonction de superviseur et des groupes d’habilitation pour les utilisateurs.

La fonction de définition des utilisateurs associe :

  • un code utilisateur,
  • un nom en clair,
  • un mot de passe,
  • l’appartenance à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs.

Le paramétrage des menus permet ensuite de spécifier pour chacun des menus et sous-menus, jusqu’au niveau le plus fin, le droit d’accès pour chaque groupe d’utilisateurs.

Par exemple, la fonction de changement de zone peut ainsi être strictement réservée au niveau superviseur afin d’en garantir les meilleures conditions d’utilisation.

Spécifications techniques

Environnement

GesPub est une application 32 bits qui fonctionne sous système d’exploitation WINDOWS, et sous réseau WINDOWS.

Outils de développement

Cette application est développée sous DELPHI.

Caractéristiques

  • Multi utilisateurs avec contrôle d’accès
  • Multi sessions
  • Installation automatique sur WINDOWS
  • Manuel utilisateur en ligne et imprimable.

Configurations requises

  • Configuration monoposte : Micro-ordinateur répondant aux préconisations de l’éditeur de l’environnement (Microsoft pour WINDOWS).
  • Configuration réseau : Les performances de l’application résultent directement de l’ensemble des paramètres réseau : version du logiciel utilisé, taille du disque, RAM, présence éventuelle d’autres applications, topologie, nombre de postes connectés… L’optimisation de l’utilisation sous réseau relève donc de la compétence d’un spécialiste réseau, comme pour toute application sous WINDOWS, mais n’est pas déterminée au niveau de GesPub.

WINDOWS, EXCEL, WORD, FRANCE-ABONNEMENTS, COM&COM, GesPub, MEDIAPOST, DELPHI sont des marques déposées.

Ce document n’est pas contractuel, l’éditeur se réservant le droit d’apporter toutes les modifications nécessaires à l’amélioration des logiciels et des documentations.