GesAdr Systèmes ®

Solution complète pour PME & Grands Comptes

Gestion des Bases de données

Création de Bases personnalisées

GesAdr permet de créer des bases d’adresses composées d’une partie postale normalisée et d’une partie réservée à des qualifications définies par l’utilisateur.

La partie postale comprend obligatoirement :

  • un « code adresse » généré automatiquement à la saisie ou lors de l’importation,

Six volets de 32 ou 38 caractères composés des champs suivants :

    • Volet 1 : la civilité + le nom ou la société,
    • Volet 2 : la suite du nom ou le nom du contact,
    • Volet 3 : le complément de voie,
    • Volet 4 : la voie,
    • Volet 5 : le lieu-dit ou le hameau,
    • Volet 6 : le code postal ou le code pays + la commune/bureau distributeur ou le pays
  • le code INSEE de la voie,
  • le code quartier,
  • les dates de création et mise à jour (générées par défaut).

La partie réservée aux qualifications contient les champs créés à la convenance de l’utilisateur, qui dispose pour cela d’un ensemble d’options:

  • type (alpha, numérique, date),
  • longueur du champ,
  • saisie obligatoire,
  • valeurs saisies contrôlées,
  • valeur par défaut,
  • cadrage,
  • message d’assistance en ligne à la saisie.

Le gestionnaire d’écran permet de positionner librement et de façon conviviale et intuitive les qualifications sur la partie inférieure de la fiche adresse.
Pour une présentation plus ergonomique, les fonctions de mise en page autorisent la création de cadres, la sélection de couleurs et de polices distinctes pour les textes, le fond des zones de saisie et le libellé des champs.
Le nombre de bases est illimité. Elles peuvent être de structures éventuellement différentes
Il est possible de transférer des données d’une base à l’autre de manière très simple et très rapide.

Contrôles à la saisie

La qualité postale des adresses est contrôlée en temps réel en cours de saisie.
Le contrôle porte, selon les licences souscrites auprès de MEDIAPOST, sur :

  • l’existence du numéro dans la voie,
  • l’existence de la voie dans la localité,
  • le libellé de la voie et les abréviations utilisées,
  • la cohérence entre le code postal et la commune.

Par défaut, le code postal appelle automatiquement la commune correspondante.
Le niveau de contrôle est déterminé par le type d’abonnement souscrit auprès de MEDIAPOST, filiale de la POSTE distribuant les référentiels (fichier des communes, fichier des voies des villes…).

Fonctions de recherche

GesAdr propose par défaut l’accès aux adresses par le code adresse, le code postal ou le nom. Il est également possible d’utiliser toutes les zones déclarées indexées par l’utilisateur comme clé d’accès et de tri de la base.

En dehors du choix de la clé d’accès, la fonction RECHERCHE permet de se positionner sur toute zone de la fiche adresse pour utiliser des opérateurs logiques de type EGAL, DIFFERENT, SUPERIEUR, INFERIEUR, CONTIENT…

Traitement Informatique des Adresses

Importation de fichiers

Après création d’une base d’accueil, GesAdr permet d’importer des fichiers de format DBase, PARADOX, EXCEL ou ASCII avec concaténation ou déconcaténation de champs suivant la structure des fichiers en entrée.
Il est possible d’opter pour le complément ou le remplacement des données d’une base d’accueil comportant déjà des adresses.
L’importation de fichiers ASCII requiert de préciser le type d’enregistrement (longueur fixe, variable…), de séparateur et de borne de champ.

Contrôle et restructuration en masse des adresses

Le traitement de restructuration est effectué à partir d’une procédure automatique, déterminée en fonction de chaque fichier à traiter.

Cette procédure prévoit notamment :

  • la qualification de l’état initial des adresses (déclaration de la position connue ou non des différents volets de l’adresse) pour le repositionnement éventuel de la voie,
  • le contrôle du code postal par rapport à la commune, en choisissant de donner la priorité à l’un ou l’autre,
  • le contrôle de lignes d’adresse,
  • la correction automatique des codes postaux,
  • la correction automatique des communes,
  • la correction automatique des lignes d’adresse,
  • l’option de remise à zéro ou conservation des adresses initiales.

En fonction des options spécifiées dans cette procédure, GesAdr se contentera de toper les anomalies ou effectuera des corrections automatiques.
Dans les deux cas, la zone CONTROLE ADRESSE de chaque fiche est automatiquement alimentée par un code de topage ou de correction.
Lorsque l’application ne dispose pas des éléments nécessaires pour effectuer de manière suffisamment fiable une correction automatique, elle se limite à la génération d’un code d’anomalie.
Il est ensuite possible d’accéder à ces anomalies pour un traitement manuel, directement à l’écran ou par production d’état ou de fichier.
A chaque fois que cela est possible, la restructuration affecte aux adresses leur code INSEE et leur CODE QUARTIER.
L’option de conservation des adresses initiales permet de revenir sur le fichier en visualisant simultanément l’adresse initiale et l’adresse modifiée.
L’opération de restructuration d’adresses peut être annulée en cas d’erreur de manipulation.

Dédoublonnage

Le dédoublonnage est effectué en plusieurs étapes :

  • La constitution d’une procédure de dédoublonnage.

Cette opération consiste à choisir un ou plusieurs champs, parmi la totalité de ceux gérés pour chaque adresse, comme critère de dédoublonnage. L’utilisateur décide, pour chaque critère retenu, de rechercher les doublons à partir de l’identité d’une chaîne de caractères dont il indique la longueur, ou de mots en spécifiant leur position dans le champ (premier, deuxième… ou dernier), avec une option de comparaison phonétisée.

Si l’utilisateur ne souhaite dédoublonner que des sous-populations d’une même base (et non travailler sur l’intégralité de la base), il peut créer un fichier de travail ne comprenant que les adresses concernées par la fonction de PREPARATION DU DEDOUBLONNAGE.

  • Le traitement de comparaison des adresses est effectué par la fonction RECHERCHE DE DOUBLONS qui génère un fichier des présumés doublons.
  • La fonction DEDOUBLONNER permet d’accéder au fichier des premiers et doublons, l’utilisateur peut alors décider de toper les premiers, les doublons ou certaines adresses, individuellement après contrôle manuel ou par un traitement en masse, pour les supprimer.

Routage aux normes postales

GesAdr effectue le traitement informatique du routage aux normes Destineo , et aux normes du routage Presse (Urgent, Non Urgent et ECO).

Suivant le type de routage effectué, les étapes de l’opération sont :

  • la préparation, qui définit la population à router et le type de routage, et qui propose des options (départ Paris ou province, traitement des étrangers, traitement des multiples),
  • la constitution des liasses, qui optimise la présentation du fichier à router suivant les normes postales,
  • l’édition du routage qui peut être effectué sur listing ou planches (cheshire, autocollantes), sur imprimante pour enveloppe ou exporté sur des formats standards ou spécifiques (Manajer).

L’utilisateur a la possibilité de fixer le format, le nombre d’étiquettes de front, l’interlignage (utilisation des imprimantes sur enveloppe), le rapport nombre d’étiquettes/nombre d’exemplaires. Il existe également une fonction de reprise sur incident.

Le fichier routé peut également être exporté pour édition par un tiers.

  • l’édition des colliers de sacs, le cas échéant,
  • un état de comptage des liasses,
  • la visualisation du chiffre de tirage.

Les conditions de réalisation du routage peuvent être adaptées suivant des DEFINITIONS DE ROUTAGE élaborées par l’utilisateur.

Exportation de fichiers

La fonction d’exportation permet de générer un fichier ASCII de données avec un fichier descriptif, en spécifiant le format à la convenance de l’utilisateur (type, borne, séparateur).
L’utilisateur opte pour l’exportation de l’intégralité d’une base ou d’une sélection préalablement effectuée, et choisit ensuite les champs à l’intérieur de l’enregistrement.

Routage Normalisé

Routage aux normes postales

GesAdr effectue le traitement informatique du routage à la norme Presse (Urgent, Non Urgent, Eco) et Destineo.

Suivant le type de routage effectué, les étapes de l’opération sont :

  • la préparation, qui définit la population à router, le type de routage et qui propose des options (départ Paris ou province, traitement des étrangers, traitement des multiples).
  • la constitution des liasses, qui optimise la présentation du fichier à router suivant les normes postales,
  • l’édition du routage qui peut être effectuée sur listing ou planches (cheshire, étiquettes autocollantes), sur imprimante pour enveloppe ou exportée en formats standards ou spécifiques (Manajer).

L’utilisateur a la possibilité de fixer le format, le nombre d’étiquettes de front, l’interlignage (utilisation des imprimantes sur enveloppe), le rapport nombre d’étiquettes/nombre d’exemplaires. Il existe également une fonction de reprise sur incident.

Le fichier routé peut également être exporté pour édition par un tiers.

  • l’édition des colliers de sacs, le cas échéant,
  • un état de comptage des liasses,
  • la visualisation du chiffre de tirage.

Les conditions de réalisation du routage peuvent être adaptées suivant des DEFINITIONS DE ROUTAGE élaborées par l’utilisateur.

Gestion des tables postales
GesAdr utilise les fichiers des communes, des voies, des lieu dit/hameau, fournis par MEDIAPOST. Le droit d’utilisation de ces tables prévoit la fourniture de mises à jour régulières.

En souscrivant une licence d’utilisation et de mise à jour des tables postales auprès de MEDIAPOST, vous disposez de celles-ci pour bénéficier du contrôle des adresses à la saisie et assurer, le cas échéant, le traitement du routage aux normes Presse ou Destineo.

Les tables postales sont composées des nomenclatures de communes et bureaux distributeurs avec leur code postal et INSEE, des CEDEX, des informations d’acheminement non urgent, urgent ou Eco , TOM et étranger, et du fichier des voies des communes de France.

Ces informations sont accessibles dans GesAdr par :

  • pays,
  • abréviations des voies,
  • départements,
  • communes et bureaux distributeurs,
  • communes TDM (Tri Distribution Mécanisée),
  • lieux-dits,
  • voies,
  • coupes,
  • centres de tri,
  • acheminements.

La mise à jour de ces tables est assurée par les fonctions :

  • importation des fichiers MEDIAPOST,

Gestion des Actions de Marketing Direct

Une ACTION regroupe les caractéristiques d’une opération de marketing direct, afin de les mémoriser au niveau de chaque adresse, analyser leur rendement global et intégrer cet historique parmi les critères de sélection d’opérations ultérieures.

Création des actions

Une action est caractérisée par les paramètres suivants :

  • code identifiant de 4 caractères alphanumériques libres, complété par un libellé en clair,
  • média (mailing, phoning…)
  • origine du fichier,
  • matériel (enveloppe T…)
  • support (référence du fond de page utilisé pour le message)
  • code campagne (regroupant différents code action)

Plusieurs données peuvent également être enregistrées à titre informatif :
quantité de messages, coût global, date de dépôt, objectif en remontée.

Suivi des actions

Lorsque l’utilisateur souhaite les mémoriser, les actions font l’objet d’une opération de VALIDATION, qui a pour effet de toper toutes les adresses concernées avec les caractéristiques de l’opération. Il est alors possible de visualiser, en consultation directe de chacune de ces adresses, les codes action dont ils ont été la cible, avec les dates des différentes actions. L’utilisateur peut également accéder à un niveau d’information plus détaillé qui précise la date de toutes les actions, avec la nature et la date d’éventuels retours.
L’opération de VALIDATION peut être annulée en cas d’erreur de manipulation.
Les RETOURS sont enregistrés, avec visualisation des adresses pour contrôle à partir de la saisie du code adresse, en spécifiant une date et un motif en fonction d’une table de référence déterminée par l’utilisateur (NPAI, coupon avec option 1, coupon avec option 2…)

Marketing et Statistiques

GesAdr permet de réaliser des opérations de marketing opérationnel et des statistiques. La fonction de base de ce système est la sélection multicritères. Les données sont ensuite exploitées par des fonctions de tri, statistiques, changement de zone, dédoublonnage, mailing, exportation.

Les sélections sont effectuées à partir de requêtes, mémorisées en bibliothèque pour un usage fréquent et simplifié.

Création d’une requête

Une requête s’applique sur un fichier, sélectionné en début de procédure. Il est possible de parcourir la base en fonction d’une zone index afin de réduire le temps de traitement. La rédaction de la requête ne requiert pas l’usage d’une syntaxe particulière, et s’effectue par clic de souris sur les options proposées.

Une requête comprend une ou plusieurs lignes. Une ligne commence par le choix d’une locution logique du type SI, ET, OU, ALORS, dont la liste est proposée à l’écran ; tous les champs de la base sont ensuite affichés pour choisir le critère de sélection, avec une prise en compte du champ entier ou de quelques caractères seulement ; une liste d’opérateurs est alors proposée (EGAL, DIFFERENT, SUPERIEUR, INFERIEUR, CONTIENT…) ; enfin l’utilisateur saisit une valeur, ou un autre champ s’il souhaite faire une comparaison entre deux champs.

La conclusion de la requête est ALORS PRENDRE ou ALORS NE PAS PRENDRE.
Des parenthèses peuvent être insérées pour la constitution de requêtes plus complexes.
La requête ainsi réalisée peut être lancée immédiatement, ou mémorisée pour un usage ultérieur sous un nom choisi par l’utilisateur. Elle peut être modifiée à tout moment.

Création d’une sélection

Il s’agit de choisir une requête dans la bibliothèque afin d’obtenir une sélection. L’utilisateur peut dans cette procédure limiter le nombre de fiches à sélectionner et nommer le fichier qu’il va obtenir.

Consultation d’une sélection

Cette fonction permet de visualiser la sélection obtenue, sous forme de tableau. Les données de chaque enregistrement (adresse, ancienne adresse, actions…) sont présentées sur une ligne. L’utilisateur peut ainsi contrôler le résultat de sa sélection et dispose de plusieurs fonctions :

  • marquer un ou plusieurs enregistrements afin de les supprimer ou les copier dans un autre fichier. Ceci permet de parfaire la sélection automatique par une sélection manuelle, « à vue »,
  • rechercher une fiche particulière par utilisation des opérateurs de requêtes sur un critère au choix,
  • supprimer les fiches sélectionnées plusieurs fois,
  • transférer directement le tableau vers EXCEL.

Tri d’une sélection

Les tris sont réalisés à partir de procédures mémorisées en bibliothèque.

Une procédure de tri s’applique sur un fichier sélectionné par le biais d’une requête. Une ou plusieurs clés de tri peuvent être spécifiées. La rédaction est effectuée, comme pour les requêtes, par choix à la souris parmi les listes de champs proposées.

Les options proposées pour chaque clé sont :

  • champs de tri avec la longueur de caractères ou la position du mot pris en compte,
  • comparaison phonétique ou non (si prise en compte d’un mot),
  • ordre de tri ascendant ou descendant.

Exécution d’un tri

La procédure d’exécution spécifie le nom du fichier à trier, la procédure de tri utilisée et le nom du fichier obtenu après tri, si l’utilisateur souhaite conserver le fichier initial.
Une requête peut être associée à la procédure de tri. Après traitement, la fonction de consultation d’une sélection permet de vérifier le bon résultat de l’opération.

Statistique d’une sélection

Cette fonction permet d’utiliser une procédure de tri en vue d’obtenir des comptages et un calcul de pourcentages. Le résultat apparaît au choix sous forme de tableau prévisualisé et édité, liste à l’écran ou exportation directe vers EXCEL.
Une requête peut être associée à la procédure de comptage. L’utilisateur peut ajouter « à la volée » des champs à ceux utilisés dans la procédure de tri.

Dédoublonnage d’une sélection

Cette fonction utilise une procédure de tri, éventuellement associée à une requête, pour détecter les doublons sur les critères que vous avez choisis. Le dédoublonnage s’effectue sur un fichier que vous avez sélectionné, et permet d’obtenir un nouveau fichier dont auront été supprimées les fiches en double ou uniques, suivant l’option que vous aurez retenue.

Mailing

Une sélection peut être fusionnée avec un modèle de lettre réalisé au moyen du traitement de texte intégré à GesAdr. Les documents produits peuvent être personnalisés et incorporer des objets graphiques (signature scannée, logo).

Le traitement de texte est décrit plus loin.
Une requête peut être associée à la procédure d’édition du mailing.

Changement de zone

Cette opération consiste à appliquer à une sélection une requête particulière, destinée à modifier le contenu d’un champ. Cette procédure permet de « nettoyer » ou enrichir vos bases (exemple : vous constatez une variété de civilités sur un fichier d’adresses importées).
Vous allez alors normaliser la zone par une requête stipulant : si CIVILITE égale MO ou MR, alors CIVILITE est remplacée par M.

Ces modifications étant définitives et pouvant concerner également des zones de gestion, il est recommandé d’y recourir avec précaution et procéder préalablement à une sauvegarde.

Traitement de texte intégré

GesAdr incorpore un outil de traitement de texte.

L’intérêt de cet outil est son orientation « fusion de documents », avec un accès direct à la création de lettre type, et la possibilité d’appeler la liste de ces modèles dans les différentes fonctions d’éditions de mailing, courrier automatique…
Il est donc inutile de procéder à une exportation vers un traitement de texte extérieur pour produire des documents personnalisés.

Toutes les données gérées, ainsi que des variables calculées, peuvent être insérées aisément dans des fonds de page.
La gestion de la typographie correspond aux standards du marché (polices, paragraphes, cadrage, tabulations…). Le menu tableau permet de réaliser des documents formatés (factures, coupons…) à partir de pages non imprimées.
Il est possible d’insérer des objets ou images (logo, signature) pour accentuer la personnalisation ou rationaliser la gestion des éditions.

Définition de format d’étiquette

Cette fonction a pour but de définir des modèles d’étiquettes à utiliser dans les différentes fonctions d’édition de GesAdr (routage, assurages, colliers de sacs…).

Les caractéristiques d’un modèle d’étiquette sont les suivantes :

  • nombre d’étiquettes de front,
  • dimensions (hauteur, largeur),
  • saut de page entre étiquettes (si imprimante directe sur enveloppe),
  • nombre de lignes, de caractères par ligne, espacement,
  • marges haut et bas,
  • définition du format de papier et orientation,
  • nombre d’étiquettes de test,
  • police de caractère, taille et typographie.

Gestion des utilisateurs et sécurité

GesAdr gère la fonction de superviseur et des groupes d’habilitation pour les utilisateurs.

La fonction de définition des utilisateurs associe :

  • un code utilisateur,
  • un nom en clair,
  • un mot de passe,
  • l’appartenance à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs.

Le paramétrage des menus permet ensuite de spécifier pour chacun des menus et sous-menus, jusqu’au niveau le plus fin, le droit d’accès pour chaque groupe d’utilisateurs.

Par exemple, la fonction de changement de zone peut ainsi être strictement réservée au niveau superviseur afin d’en garantir les meilleures conditions d’utilisation.

Spécifications techniques

Environnement

GesAdr est une application 32 bits qui fonctionne sous système d’exploitation WINDOWS, et sous réseau WINDOWS.

Outils de développement

Cette application est développée sous DELPHI et utilise la base de données ElevateDB ou Oracle.

Caractéristiques

  • Multi utilisateurs avec contrôle d’accès
  • Multi sessions
  • Installation automatique sur WINDOWS
  • Interfaçage avec les référentiels MEDIAPOST
  • Manuel utilisateur en ligne et imprimable.

Configurations requises

  • Configuration monoposte : Micro-ordinateur répondant aux préconisations de l’éditeur de l’environnement (Microsoft pour WINDOWS).
  • Configuration réseau : Les performances de l’application résultent directement de l’ensemble des paramètres réseau : version du logiciel utilisé, taille du disque, RAM, présence éventuelle d’autres applications, topologie, nombre de postes connectés… L’optimisation de l’utilisation sous réseau relève donc de la compétence d’un spécialiste réseau, comme pour toute application sous WINDOWS, mais n’est pas déterminée au niveau de GesAdr.

WINDOWS, EXCEL, WORD, FRANCE-ABONNEMENTS, COM&COM, GesAdr, MEDIAPOST, DELPHI sont des marques déposées.

Ce document n’est pas contractuel, l’éditeur se réservant le droit d’apporter toutes les modifications nécessaires à l’amélioration des logiciels et des documentations.