GesAb Systèmes ®

Solution complète pour PME & Grands Comptes

Gestion des Bases d’Adresses

Les adresses d’abonnés/clients

GesAb permet de créer des bases d’adresses composées d’une partie postale normalisée, et d’une partie réservée à des qualifications définies par l’utilisateur.
Pour les interlocuteurs d’une structure (entreprise, administration, association…), il est possible de mentionner un code « société » se référant à une fiche de la base société.

La partie postale comprend :

  • un « code adresse » généré automatiquement à la saisie ou lors de l’importation,

Six volets de 32 ou 38 caractères composés des champs suivants :

    • Volet 1 : la civilité + le nom ou la société,
    • Volet 2 : la suite du nom ou le nom du contact,
    • Volet 3 : le complément de voie,
    • Volet 4 : la voie,
    • Volet 5 : le lieu-dit ou le hameau,
    • Volet 6 : le code postal ou le code pays + la commune/bureau distributeur ou le pays,
  • le code INSEE de la commune,
  • le code quartier,
  • les dates de création et mise à jour (générées par défaut).

L’adresse est complétée par une zone réservée à un mot directeur de 15 caractères (matchcode de recherche), le téléphone, la télécopie et l’affichage automatique des revues auxquelles le client est abonné avec le type d’abonnement (direct, par tiers, gratuit).

Les onglets disponibles sont :

Information : Cet onglet permet l’affichage des champs suivants : fonction, rattachement à un tiers, origine, type de client, CSP. La saisie dans ces champs est contrôlée par rapport à des tables définies par l’utilisateur.

Champs supplémentaires : Cette partie réservée aux qualifications contient les champs créés à la convenance de l’utilisateur, qui dispose pour cela d’un ensemble d’options :

  • type (alpha, numérique, date),
  • longueur du champ,
  • saisie obligatoire,
  • valeurs saisies contrôlées,
  • valeur par défaut,
  • cadrage,
  • message d’assistance en ligne à la saisie.

Le gestionnaire d’écran permet de positionner librement et de façon conviviale et intuitive les qualifications sur la partie inférieure de la fiche adresse.
Pour une présentation plus ergonomique, les fonctions de mise en page autorisent la création de cadres, la sélection de couleurs et de polices distinctes pour les textes, le fond des zones de saisie et le libellé des champs.

Contrôle d’adresse : Informations liées à l’adresse et issues des tables postales Médiapost.

Financier : Indicateur de la situation financière du client qui regroupe les informations de débit et de crédit.

Remarques : Bloc-notes de plusieurs pages qui permet d’enregistrer des commentaires libres sur la relation avec le client.

Les adresses de sociétés

Cette base permet de réunir les informations liées à une structure (société, administration, association…) et de relier les clients qui en sont membres.

Les caractéristiques sont identiques à celles de la base client. La zone mot directeur est remplacée par une zone e-mail.

Les onglets disponibles sont :

Information : Les champs gérés ici sont relatifs au profil des sociétés : Contact, fonction, rattachement à un tiers, numéro de TVA intracommunautaire, code NAF, numéro d’immatriculation RC, capital, forme juridique.
Six champs supplémentaires sont à la disposition de l’opérateur.
La saisie de ces informations est facultative.

Contrôle d’adresse : Informations liées à l’adresse et issues des tables postales Médiapost (idem client).

Remarques : Bloc-notes de plusieurs pages qui permet d’enregistrer des commentaires libres sur la relation avec la société (idem client).

Abonné/Client : Cet onglet permet de consulter en liste les clients rattachés à la société et d’en sélectionner un pour accéder directement à sa fiche.

Les adresses de prospects

La structure des adresses de prospects est identique à celle des clients.

Les onglets disponibles sont :

Qualifications : Comme pour la base client, cette partie réservée aux qualifications contient les champs créés à la convenance de l’utilisateur, qui dispose pour cela d’un ensemble d’options :

  • type (alpha, numérique, date),
  • longueur du champ,
  • saisie obligatoire,
  • valeurs saisies contrôlées,
  • valeur par défaut,
  • cadrage,
  • message d’assistance en ligne à la saisie.

Le gestionnaire d’écran permet de positionner librement et de façon conviviale et intuitive les qualifications sur la partie inférieure de la fiche adresse.
Pour une présentation plus ergonomique, les fonctions de mise en page autorisent la création de cadres, la sélection de couleurs et de polices distinctes pour les textes, le fond des zones de saisie et le libellé des champs.

Actions : Les renseignements portés ici concernent les caractéristiques d’opération de marketing direct afin de les mémoriser au niveau de chaque adresse, d’analyser leur rendement global et d’intégrer cet historique parmi les critères de sélection d’opérations ultérieures.

Contrôles à la saisie

La qualité postale des adresses est contrôlée en temps réel en cours de saisie. Le contrôle porte, selon les licences souscrites auprès de MEDIAPOST, sur :

  • l’existence du numéro dans la voie,
  • l’existence de la voie dans la localité,
  • le libellé de la voie et les abréviations utilisées,
  • la cohérence entre le code postal et la commune.

Par défaut, le code postal appelle automatiquement la commune correspondante.
Le niveau de contrôle est déterminé par le type d’abonnement souscrit auprès de MEDIAPOST, filiale de la POSTE distribuant les référentiels (fichier des communes, fichier des voies des communes…).

Fonctions de recherche

GesAb propose par défaut l’accès aux adresses par le code adresse, le code postal ou le nom. Il est également possible d’utiliser toutes les zones déclarées indexées par l’utilisateur comme clé d’accès et de tri de la base.

En dehors du choix de la clé d’accès, la fonction RECHERCHE permet de se positionner sur toute zone de la fiche adresse pour utiliser des opérateurs logiques de type EGAL, DIFFERENT, SUPERIEUR, INFERIEUR, CONTIENT…

Gestion des Abonnements

Paramétrage

Le paramétrage des abonnements permet de créer l’environnement d’exploitation conforme au type d’activité et à la politique de diffusion.

Il porte notamment sur :

  • les revues,
  • les parutions, indispensables à la gestion du routage, des relances et à la production de certains états de gestion,
  • les formules d’abonnement, permettant ainsi de prédéfinir les mentions nécessaires à l ‘installation d’un abonnement, pour une catégorie donnée,
  • les tarifs,
  • les différents taux de TVA (presse, export, autre…),
  • les frais de port et de surtaxe aérienne,
  • les banques de remises de prélèvement.

Les abonnements sont accessibles à partir du menu principal de gestion ou directement depuis la fiche client. Ils sont conservés en ligne à des fins d’historique et d’exploitation marketing.


La plupart des mentions sont facultatives ou générées automatiquement par le paramétrage et les traitements. La saisie peut également être réduite en utilisant des « saisies rapides ».

L’attribution d’un numéro d’abonnement unique et attribué automatiquement par le système permet de connaître la fidélité du client.
Le début de l’abonnement proposé par défaut correspond au prochain numéro à paraître de la revue, celui-ci peut être forcé dans le cas d’assurage (réassort). Le début d’un réabonnement est cohérent par rapport à l’abonnement initial sur lequel il s’incrémente.
La durée de l’abonnement est automatiquement calculée, si l’utilisateur le souhaite, en fonction du tarif. Il en est de même pour la TVA.

Dans le cas d’abonnements dont les règlements interviennent à une échéance autre qu’immédiate, des « stop relance » peuvent être stipulés. Le montant réglé ou dû apparait en bas de l’écran.

Cinq zones de statistiques viennent enrichir la base des abonnements.

Les onglets disponibles sont :

Informations financières : Il est possible dans cet onglet de visualiser la décomposition du coût de l’abonnement (montant HT, TVA, port, surtaxe…) ainsi que des informations détaillées sur ces composants.

Informations : liées aux différents traitements, celles-ci sont générées automatiquement par GesAb.

Elles portent notamment sur :

    • le numéro du règlement enregistré et, le cas échéant, le nombre de relances de paiement envoyées,
    • le numéro de la facture émise, la date de celle-ci. Eventuellement le numéro de l’avoir et la date de celui-ci,
    • le nombre de relances de réabonnement émises,
    • le couplage éventuel.

Assurage : Historique de production des assurages, création, suppression,

Suspension : Historique des suspensions par parution par motif, création, réactivation. Sur ce dernier point, l’utilisateur pourra choisir entre la prolongation d’abonnement, le service rétroactif des numéros non servis ou la perte des numéros pour l’abonné.

Relances de réabonnements

Les relances de réabonnements peuvent être traitées par revue ou toutes revues confondues lorsque les clients sont abonnés à plusieurs revues différentes.
L’opérateur réalise autant de rangs de relance qu’il le souhaite, chacun d’entre eux étant caractérisés par un positionnement par rapport à la date d’échéance et éventuellement un modèle de lettre différent.
En fonction du paramétrage de ces modèles de lettre, il est notamment possible de choisir le destinataire de chacun de ces rangs de relance (adresse de livraison, de facturation ou de communication).

Le traitement comprend trois étapes :

  • La préparation qui consiste à sélectionner la population concernée par un rang de relance en fonction des options suivantes : revue concernée, date d’échéance, type d’abonnement (direct, par tiers, gratuit temporaire), relance simple ou globalisée par client livré, facturé ou relancé.
    En cas de relance multi revue, il est possible de choisir toutes les revues ou seulement certaines et les échéances étant prises en considération à l’intérieur d’une période choisie par l’utilisateur de date à date.
  • L’édition qui permet de fusionner la population sélectionnée lors de l’étape de préparation et le modèle de document réalisé pour le rang de relance correspondant.
  • La validation qui met à jour le compteur de relance et mémorise à quel rang de relance se situe chacun des abonnés.

Accélérateur de saisie

L’usage de la souris permet une prise en main intuitive et conviviale pour des utilisateurs occasionnels, mais l’utilisateur plus régulier pourra recourir à des raccourcis clavier pour l’ensemble des fonctions. La productivité requise pour l’introduction rapide de coupons ou de fichiers est ainsi préservée.

Le système des formules permet de saisir un abonnement avec une saisie minimum.

La fonction de traitement automatique permet, pour une population préalablement sélectionnée, de générer en masse des abonnements ou des réabonnements.

Il est également possible de procéder à des suppressions en masse des abonnements et abonnés.

Abonnés France Abonnement

GesAb dispose d’une fonction de génération automatique d’abonnement à partir d’un fichier au format FRANCE ABONNEMENTS.
Il s’agit d’une procédure automatique d’importation de fichier qui incorpore les données suivantes : revue, premier numéro à servir, identification du tiers payeur, choix de l’abonné à relancer (le tiers payeur ou l’abonné livré), le taux de remise, le taux de commission, le code France-Abonnements, le type de client et le code origine.

Gestion des ventes par Correspondance

Paramétrage
Le paramétrage permet de créer l’environnement d’exploitation conforme au type d’activité et à la politique de vente.

Il comprend notamment :

  • les familles d’articles,
  • les articles,
  • les collections,
  • les fournisseurs,
  • les tarifs,
  • les frais d’expédition,
  • les conditions de règlement,
  • la gestion du stock.

Commandes

Les commandes passées dans le cadre des ventes par correspondance prennent en compte indifféremment des articles ou des abonnements, dans la mesure où ceux-ci peuvent être définis dans une formule. Ces deux catégories de produits sont réunies dans un catalogue dénommé « support ». Des supports supplémentaires peuvent être constitués, correspondants à des systèmes de tarification différents.

La saisie des commandes est accessible à partir du menu principal de gestion ou depuis une fiche client. Les commandes sont conservées en ligne à des fins d’historique et d’exploitation statistique.

Les mentions caractérisant une commande sont scindées en deux parties, l’entête et le corps.

La première partie gère principalement l’état de la commande qui est par défaut non facturé. Cet état passera à celui de partiellement facturé ou totalement facturé selon les différents traitements effectués. Il est également possible de générer un état proforma.
Deux notions de clients (facturé et transitaire) sont indiquées dans cette partie.
Le type de vente est obligatoire afin de déterminer la TVA à appliquer sur la commande et, de ce fait, pour l’édition de la déclaration d’échange de biens (DEB).
La seconde partie de l’écran contient les lignes de la commande qui mentionnent le client livré, l’article, la quantité, le prix unitaire, la remise, les frais d’expédition et la date de la livraison.

Gestion financière et comptable

Facturation
La facturation est réalisée individuellement ou en masse. Les factures sont numérotées suivant une séquence numérique définie au départ par l’utilisateur.
Ce traitement est décomposé en plusieurs étapes :

  • La préparation (pour le module de gestion des abonnements) ou la clôture des commandes (pour le module de gestion des ventes annexes) qui consiste à sélectionner les clients à facturer.
  • La consultation (pour le module de gestion des abonnements) qui permet de visualiser les factures préparées.
    Pour le module de gestion des ventes annexes, la consultation des factures préparées est accessible en consultation des commandes.
  • L’édition qui permet de fusionner les clients concernés avec les modèles de document définis par l’utilisateur.
  • La validation qui met à jour les compteurs du fichier des factures.

Aucune facture ne peut être annulée, seul un avoir permet de modifier ou de supprimer une écriture de facture.

Règlements et imputations
Le passage des règlements est commun aux abonnements et aux ventes annexes dans la mesure où le bordereau de remise en banque peut concerner la même banque de remise.

Le règlement est enregistré en deux étapes logiques :

  • La saisie du montant qui génère un crédit au compte du client. Celle-ci s’accompagne de la saisie du mode de règlement, de la banque de remise et éventuellement de la banque tirée, du numéro du chèque et de la date d’émission de celui-ci.
    Par défaut, la devise courante est l’Euro, mais d’autres devises sont paramétrables et permettent d’établir la concordance entre la monnaie étrangère et l’Euro, le montant dû s’affiche alors automatiquement en fonction d’une table de cours intégrée au logiciel.
  • L’imputation qui répartit le crédit entre différentes possibilités :
        • Abonnement
        • Commande d’article
        • Don
        • Adhésion

    En cas d’écart de règlement par rapport au montant dû, l’utilisateur peut alors décider d’imputer en « supplément de recette » (profit) un excédent, ou conserver un solde créditeur sur le compte du client.
    A contrario, il peut imputer en « abandon de solde » (perte) un écart négatif ou choisir de conserver le solde débiteur au compte du client. Il sera alors automatiquement pris en compte dans le cycle des relances de règlements.
    Lors d’une imputation en don, un reçu fiscal peut être édité à la demande de l’opérateur.

    Relances de règlements

    La gestion des relances de paiement comprend les mêmes étapes que celles de la facturation :

    • La préparation qui englobe, pour l’abonnement d’une part, les option de relances de couplages, d’abonnements direct ou par tiers, d’abonnements soldés partiellement ou non soldés, par rapport à la date d’abonnement ou de facturation… et, pour la gestion des commandes d’autre part, les options de date de commande ou d’échéance, des commande soldées partiellement ou non soldées…
    • L’édition qui concerne la fusion entre la population concernée avec le modèle de document choisi par l’utilisateur.
    • La validation qui met à jour le compteur mémorisant le rang de relance atteint par les clients concernés.

    Etats de gestion

    Etats financiers et comptables
    GesAb propose en standard des états prédéfinis permettant d’établir une comptabilité auxiliaire. Ces états peuvent être complétés par des états propres à l’utilisateur par le biais du générateur d’état.

    Ces éditions sont décomposées en deux familles :

    • Journaux :
        • Bordereau de remise en banque, par banque, devise, mode de règlement, de date à date
        • Règlements, par banque, par TVA, par échéance, par revue, de date à date
        • Facturation, par client, par pays, par revue, de date à date
        • Impayés, par client, de date à date
    • Etats récapitulatifs :
        • Dette au numéro, par revue et numéro de parution, par TVA, avec édition détaillée ou globale
        • Prévision de dette, par revue et numéro de parution, par TVA, avec édition détaillée ou globale
        • Recette sur service, par revue et numéro de parution, par TVA et tarif, par pays
        • Recette sur assurage, par revue et numéro de parution, par TVA et tarif, par pays
        • CA par article, par famille d’article, globale, de date à date
        • Déclaration d’échange de biens, par pays, par article, de date à date
        • Balance âgée, par facture, par client, de date à date, édition détaillée ou globale
        • Relevé de compte client, par client, par sélection libre (fichier résultat), par nom, par code postal, soldes nuls, solde avec ou sans mouvement, édition détaillée ou globale
        • Etats des dons, par TVA et type de don (pour les associations ou éditeurs de presse confessionnelle, caritative ou militante…), de date à date
        • Etat des stocks, par article, de date à date
        • Rotation du stock, par article, de date à date
        • Inventaire du stock, par article, de date à date

    Etats commerciaux et statistiques

    • Ventilation des abonnés par échéance, par revue, de parution à parution, avec ou sans abonnements par tiers, directs ou gratuits temporaires
    • Ventilation des abonnés par département, par revue, du code postal au code postal
    • Statistiques de réabonnement, par revue, de parution à parution
    • État de synthèse par revue : Tableau de bord synthétisant les chiffres-clés par revue et par parution, il inclut les éléments de variation de tirage, ventilé par type de supplément ou de diminution, la ventilation des exemplaires du dernier numéro servi par type d’abonnement et type de vente (France et étranger), la ventilation du chiffre d’affaires par durée d’abonnement, la ventilation du chiffre d’affaires par fidélité (numéro d’abonnement et de réabonnement), la dette globale payée et impayée, la ventilation par type d’abonnement et sous-type (nomenclature propre à l’Éditeur), l’échéancier des abonnements, la répartition des réabonnements anticipés sur rang de relance 1 et plus.

    Marketing et Statistiques

    Marketing et Statistiques

    GesAb permet de réaliser des opérations de marketing opérationnel et des statistiques. La fonction de base de ce système est la sélection multicritères. Les données sont ensuite exploitées par des fonctions de tri, statistique, changement de zone, dédoublonnage, mailing, exportation.

    Les sélections sont effectuées à partir de requêtes, mémorisées en bibliothèque pour un usage fréquent et simplifié.

    Création d’une requête
    Une requête s’applique sur un fichier, sélectionné en début de procédure. Il est possible de parcourir la base en fonction d’une zone index afin de réduire le temps de traitement. La rédaction de la requête ne requiert pas l’usage d’une syntaxe particulière, et s’effectue par clic de souris sur les options proposées.

    Une requête comprend une ou plusieurs lignes. Une ligne commence par le choix d’une locution logique du type SI, ET, OU, ALORS, dont la liste est proposée à l’écran ; tous les champs de la base sont ensuite affichés pour choisir le critère de sélection, avec une prise en compte du champ entier ou de quelques caractères seulement ; une liste d’opérateurs est alors proposée (EGAL, DIFFERENT, SUPERIEUR, INFERIEUR, CONTIENT…) ; enfin, l’utilisateur saisit une valeur, ou un autre champ s’il souhaite faire une comparaison entre deux champs.

    La conclusion de la requête est ALORS PRENDRE ou ALORS NE PAS PRENDRE.
    Des parenthèses peuvent être insérées pour la constitution de requêtes plus complexes.
    La requête ainsi réalisée peut être lancée immédiatement, ou mémorisée pour un usage ultérieur sous un nom choisi par l’utilisateur. Elle peut être modifiée à tout moment.

    Création d’une sélection

    Il s’agit de choisir une requête dans la bibliothèque afin d’obtenir une sélection. L’utilisateur peut dans cette procédure limiter le nombre de fiches à sélectionner et nommer le fichier qu’il va obtenir.

    Consultation d’une sélection

    Cette fonction permet de visualiser la sélection obtenue, sous forme de tableau. Les données de chaque enregistrement (adresse, ancienne adresse, actions…) sont présentées sur une ligne. L’utilisateur peut ainsi contrôler le résultat de sa sélection et dispose de plusieurs fonctions :

    • marquer un ou plusieurs enregistrements afin de les supprimer ou les copier dans un autre fichier. Ceci permet de parfaire la sélection automatique par une sélection manuelle, « à vue »,
    • rechercher une fiche particulière par utilisation des opérateurs de requête sur un critère au choix,
    • supprimer les fiches sélectionnées plusieurs fois,
    • transférer directement le tableau vers EXCEL.

    Tri d’une sélection

    Les tris sont réalisés à partir de procédures mémorisées en bibliothèque.

    Une procédure de tri s’applique sur un fichier sélectionné par le biais d’une requête. Une ou plusieurs clés de tri peuvent être spécifiées. La rédaction est effectuée, comme pour les requêtes, par choix à la souris parmi les listes de champs proposés.

    Les options proposées pour chaque clé sont :

    • champs de tri avec la longueur de caractères ou la position du mot pris en compte,
    • comparaison phonétique ou non (si prise en compte d’un mot),
    • ordre de tri ascendant ou descendant.

    Exécution d’un tri

    La procédure d’exécution spécifie le nom du fichier à trier, la procédure de tri utilisée et le nom du fichier obtenu après tri, si l’utilisateur souhaite conserver le fichier initial.
    Une requête peut être associée à la procédure de tri. Après traitement, la fonction de consultation d’une sélection permet de vérifier le bon résultat de l’opération.

    Statistique d’une sélection

    Cette fonction permet d’utiliser une procédure de tri en vue d’obtenir des comptages et un calcul de pourcentages. Le résultat apparaît au choix sous forme de tableau prévisualisé et édité, liste à l’écran ou exportation directe vers EXCEL.
    Une requête peut être associée à la procédure de comptage. L’utilisateur peut ajouter « à la volée » des champs à ceux utilisés dans la procédure de tri.

    Dédoublonnage d’une sélection

    Cette fonction utilise une procédure de tri, éventuellement associée à une requête, pour détecter les doublons sur les critères que vous avez choisis. Le dédoublonnage s’effectue sur un fichier que vous avez sélectionné, et permet d’obtenir un nouveau fichier dont auront été supprimées les fiches en double ou uniques, suivant l’option que vous aurez retenue.

    Gestion des Actions de Marketing Direct

    Une action est caractérisée par les paramètres suivants :

    • code identifiant de 4 caractères alphanumériques libres, complété par un libellé en clair,
    • média (mailing, phoning…),
    • origine du fichier,
    • matériel (enveloppe T…),
    • support (référence du fond de page utilisé pour le message),
    • code campagne (regroupant différents codes action).

    Plusieurs données peuvent également être enregistrées à titre informatif :
    quantité de messages, coût global, date de dépôt, objectif en remontée.

    Suivi des actions

    Lorsque l’utilisateur souhaite les mémoriser, les actions font l’objet d’une opération de VALIDATION, qui a pour effet de toper toutes les adresses concernées avec les caractéristiques de l’opération. Il est alors possible de visualiser, en consultation directe de chacune de ces adresses, les codes action dont ils ont été la cible, avec les dates des différentes actions. L’utilisateur peut également accéder à un niveau d’information plus détaillé qui précise la date de toutes les actions, avec la nature et la date d’éventuels retours.
    L’opération de VALIDATION peut être annulée en cas d’erreur de manipulation.
    Les RETOURS sont enregistrés, avec visualisation des adresses pour contrôle à partir de la saisie du code adresse, en spécifiant une date et un motif en fonction d’une table de référence déterminée par l’utilisateur (NPAI, coupon avec option 1, coupon avec option 2…).

    Mailing

    Une sélection peut être fusionnée avec un modèle de lettre réalisé au moyen du traitement de texte intégré à GesAb. Les documents produits peuvent être personnalisés et incorporer des objets graphiques (signature scannée, logo).

    Le traitement de texte est décrit plus loin.
    Une requête peut être associée à la procédure d’édition du mailing.

    Changement de zone

    Cette opération consiste à appliquer à une sélection une requête particulière, destinée à modifier le contenu d’un champ. Cette procédure permet de « nettoyer » ou enrichir vos bases (exemple : vous constatez une variété de civilités sur un fichier d’adresses importées).
    Vous allez alors normaliser la zone par une requête stipulant : si CIVILITE égale MO ou MR, alors CIVILITE est remplacée par M.

    Ces modifications étant définitives et pouvant concerner également des zones de gestion, il est recommandé d’y recourir avec précaution et de procéder préalablement à une sauvegarde.

    Traitement de texte intégré

    GesAb incorpore un traitement de texte.

    L’intérêt de cet outil est son orientation « fusion de documents », avec un accès direct à la création de lettre type, et la possibilité d’appeler la liste de ces modèles dans les différentes fonctions d’éditions de mailing, courrier automatique…
    Il est donc inutile de procéder à une exportation vers un traitement de texte extérieur pour produire des documents personnalisés.

    Toutes les données gérées, ainsi que des variables calculées, peuvent être insérées aisément dans des fonds de page.
    La gestion de la typographie correspond aux standards du marché (polices, paragraphes, cadrage, tabulations…). Le menu tableau permet de réaliser des documents formatés (factures, coupons…) à partir de pages non imprimées.
    Il est possible d’insérer des objets ou images (logo, signature) pour accentuer la personnalisation ou rationaliser la gestion des éditions.

    Définition de format d’étiquette

    Cette fonction a pour but de définir des modèles d’étiquettes à utiliser dans les différentes fonctions d’édition de GesAb (routage, assurages, colliers de sacs…).

    Les caractéristiques d’un modèle d’étiquette sont les suivants :

    • nombre d’étiquettes de front,
    • dimensions (hauteur, largeur),
    • saut de page entre étiquettes (si imprimante RENA),
    • nombre de lignes, de caractères par ligne, espacement,
    • marges haut et bas,
    • définition du format de papier et orientation,
    • nombre d’étiquettes de test,
    • police de caractère, taille et typographie.

    Routage Normalisé

    Routage aux normes postales

    GesAb effectue le traitement informatique du routage à la norme Presse (Urgent, Non Urgent et Eco) et aux normes Destineo.

    Suivant le type de routage effectué, les étapes de l’opération sont :

    • la préparation, qui définit la population à router, le type de routage et qui propose des options (départ Paris ou province, traitement des étrangers, traitement des multiples),
    • la constitution des liasses, qui optimise la présentation du fichier à router suivant les normes postales,
    • l’édition du routage qui peut être effectué sur listing ou planches (cheshire, étiquettes autocollantes), sur imprimante pour enveloppe ou exporté dans un format standard ou spécialisé (Manajer).

    L’utilisateur a la possibilité de fixer le format, le nombre d’étiquettes de front, l’interlignage (utilisation des imprimantes sur enveloppe), le rapport nombre d’étiquettes/nombre d’exemplaires. Il existe également une fonction de reprise sur incident.

    Le fichier routé peut également être exporté pour édition par un tiers.

    • l’édition des colliers de sacs, le cas échéant,
    • un état de comptage des liasses,
    • la visualisation du chiffre de tirage.

    Les conditions de réalisation du routage peuvent être adaptées suivant des DEFINITIONS DE ROUTAGE élaborées par l’utilisateur.

    Gestion des tables postales

    GesAb utilise les fichiers des communes, des voies, des lieu dit/hameau, fournis par MEDIAPOST. Le droit d’utilisation de ces tables prévoit la fourniture de mises à jour régulières.

    En souscrivant une licence d’utilisation et de mise à jour des tables postales auprès de MEDIAPOST, vous disposez de celles-ci pour bénéficier du contrôle des adresses à la saisie et assurer, le cas échéant, le traitement du routage aux normes Presse.

    Les tables postales sont composées des nomenclatures de communes et bureaux distributeurs avec leurs codes postal et INSEE, des CEDEX, des informations d’acheminement (non urgent, urgent, Eco),  TOM et étranger, et du fichier des voies, des villes, des communes de France.

    Ces informations sont accessibles dans GesAb par :

    • pays,
    • abréviations des voies,
    • départements,
    • communes et bureaux distributeurs,
    • lieux-dits,
    • voies,
    • coupes,
    • centres de tri,
    • acheminements.


    La mise à jour de ces tables est assurée par les fonctions :

    • importation des fichiers MEDIAPOST,

    Gestion des utilisateurs et sécurité

    GesAb gère la fonction de superviseur et des groupes d’habilitation pour les utilisateurs.

    La fonction de définition des utilisateurs associe :

    • Un code utilisateur,
    • un nom en clair,
    • un mot de passe,
    • l’appartenance à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs.

    Le paramétrage des menus permet ensuite de spécifier pour chacun des menus et sous-menus, jusqu’au niveau le plus fin, le droit d’accès pour chaque groupe d’utilisateurs.

    Par exemple, la fonction de changement de zone peut ainsi être strictement réservée au niveau superviseur afin d’en garantir les meilleures conditions d’utilisation.

    Spécifications techniques

    Environnement

    GesAb est une application 32 bits qui fonctionne sous système d’exploitation WINDOWS, et sous réseau WINDOWS.

    Outils de développement

    Cette application est développée sous DELPHI et utilise la base de données ElevateDB ou Oracle.

    Caractéristiques

    • Multi utilisateurs avec contrôle d’accès
    • Multi sessions
    • Installation automatique sur WINDOWS
    • Interfaçage avec les référentiels MEDIAPOST
    • Manuel utilisateur en ligne et imprimable.

    Configurations requises

    • Configuration monoposte : Micro-ordinateur répondant aux préconisations de l’éditeur de l’environnement (Microsoft pour WINDOWS).
    • Configuration réseau : Les performances de l’application résultent directement de l’ensemble des paramètres réseau : version du logiciel utilisé, taille du disque, RAM, présence éventuelle d’autres applications, topologie, nombre de postes connectés… L’optimisation de l’utilisation sous réseau relève donc de la compétence d’un spécialiste réseau, comme pour toute application sous WINDOWS, mais n’est pas déterminée au niveau de GesAb.

    WINDOWS, EXCEL, WORD, FRANCE-ABONNEMENTS, COM&COM, GesAb, MEDIAPOST, DELPHI sont des marques déposées.

    Ce document n’est pas contractuel, l’éditeur se réservant le droit d’apporter toutes les modifications nécessaires à l’amélioration des logiciels et des documentations.